Ajuda de custo é um benefício empresarial que visa cobrir despesas extraordinárias. Esses gastos estão relacionados a transferências de localidade, viagens a trabalho, participação em treinamentos ou a aquisição de equipamentos necessários para a execução das funções. Neste artigo, vamos entender tudo sobre a ajuda de custo, sua regulamentação pela legislação trabalhista e o papel fundamental do RH na gestão deste benefício. Acompanhe!
Confira os tópicos aqui:
O que é ajuda de custo?
Ajuda de custo é um benefício obrigatório financeiro concedido para cobrir despesas relacionadas ao trabalho. Diferente do salário, que é a remuneração regular, esse tipo de remuneração visa compensar gastos específicos que o empregado tem em decorrência de suas atividades profissionais.
Esse benefício pode ser oferecido de diversas formas, dependendo da política interna da empresa e situações específicas. Esse tipo de assistência é comumente utilizado em situações onde há necessidades, por exemplo:
Transferência de localidade
Quando um funcionário é transferido para outra cidade ou país, a empresa pode fornecer ajuda de custo para cobrir despesas de mudança, alojamento temporário e outras necessidades relacionadas à realocação.
Despesas de viagem
Para funcionários que precisam viajar a trabalho, a ajuda de custo pode cobrir gastos com transporte, hospedagem, alimentação e outras despesas relacionadas à viagem.
Treinamento e cursos
Quando um funcionário participa de cursos, treinamentos ou conferências fora de sua localidade habitual, a ajuda de custo pode ser oferecida para cobrir as despesas associadas.
Equipamentos e materiais
Em alguns casos, a ajuda de custo pode ser utilizada para a compra de equipamentos ou materiais necessários para a execução do trabalho. Nesse contexto, a ajuda de custo desempenha um papel fundamental ao assegurar que os funcionários possam desempenhar suas funções sem arcar com despesas significativas de seu próprio bolso, contribuindo assim para sua motivação e bem-estar no ambiente de trabalho.
A ajuda de custo não é considerada parte do salário e, em muitas situações, não é tributável, pois se destina a cobrir despesas específicas relacionadas ao desempenho das funções profissionais. As regras e valores variam de acordo com a política de cada empresa e as normas trabalhistas do país.
Ajuda de custo: o que diz a lei?
De acordo com a CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas), trata-se de uma verba indenizatória destinada a cobrir despesas de funcionários resultantes de mudanças no local de trabalho.
Além disso, o texto da reforma trabalhista estabelece que a ajuda de custo opera de maneira similar às diárias de viagem, auxílio alimentação, prêmios e abonos, não sendo incorporada ao salário dos funcionários. Assim, não há incidência de verbas trabalhistas e previdenciárias sobre esses valores.
Os artigos 469 e 470 da reforma especificam que a finalidade da ajuda de custo na CLT é ressarcir despesas com transferências por motivos de trabalho. Já no artigo 457, está detalhado que a ajuda deve ser paga em uma única ocasião e que não possui natureza salarial, mesmo que o valor exceda a remuneração mensal.
“Em caso de necessidade de serviço o empregador poderá transferir o empregado para localidade diversa da que resultar do contrato, não obstante as restrições do artigo anterior, mas, nesse caso, ficará obrigado a um pagamento suplementar, nunca inferior a 25% (vinte e cinco por cento) dos salários que o empregado percebia naquela localidade, enquanto durar essa situação.”
Parágrafo incluído pela Lei nº 6.203, de 17.4.1975
Por fim, o artigo 470 determina que a ajuda de custo é uma obrigação compulsória, devendo ser paga pela empresa que transfere funcionários para um local diferente do estipulado no contrato de trabalho, desde que também implique mudança de residência.
Como a ajuda de custo funciona na CLT?
Na CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), a ajuda de custo é tratada de maneira específica. Ou seja, ela é regulamentada como uma verba destinada a cobrir despesas extraordinárias de funcionários motivadas por mudanças no local de trabalho. De acordo com a legislação, essa verba não pode ser considerada salário e, portanto, não se integra à remuneração do funcionário para efeitos de cálculos de encargos trabalhistas e previdenciários.
Verba indenizatória
Como uma verba indenizatória, a ajuda de custo é destinada a ressarcir o funcionário por despesas extras resultantes de uma transferência de local de trabalho. Isso inclui gastos com mudança, acomodação e outras despesas associadas à realocação.
Não incorporação ao salário
Conforme estabelecido na reforma trabalhista de 2017, a ajuda de custo, assim como diárias de viagem, auxílio alimentação, prêmios e abonos, não pode ser integrada ao salário do funcionário. Dessa forma, os valores pagos a título de ajuda de custo não são base para cálculos, como:
- FGTS;
- INSS;
- Férias;
- 13º salário;
- Outras verbas trabalhistas.
Regras específicas
Como explicamos anteriormente, os artigos 469 e 470 da CLT especificam que a ajuda de custo deve ser paga em casos de transferência de local de trabalho que impliquem mudança de residência. Enquanto isso, o artigo 457 reforça que essa verba deve ser paga em uma única parcela e que não possui natureza salarial, mesmo que o valor seja superior à remuneração mensal do funcionário.
Além disso, o artigo 470 destaca que o pagamento da ajuda de custo é uma obrigação compulsória da empresa quando há deslocamento do funcionário para um local diferente do estipulado no contrato de trabalho.
Esses aspectos garantem que o funcionário esteja protegido contra despesas adicionais não previstas quando transferido para uma nova localidade, ao mesmo tempo em que a empresa cumpre suas obrigações legais sem aumentar sua carga tributária sobre a folha de pagamento.
Quem tem direito a receber ajuda de custo?
Segundo a Lei, os funcionários que são transferidos para uma nova localidade de trabalho que implique mudança de residência têm direito a receber ajuda de custo. Esse benefício é concedido para cobrir despesas extraordinárias relacionadas à realocação, por exemplo:
- Gastos com mudança;
- Acomodação temporária;
- Outras necessidades decorrentes da transferência.
A seguir, vamos entender em quais contextos esse benefício se aplica e outras condições da ajuda de custo:
Transferência de local de trabalho
Nesse contexto, a ajuda de custo é destinada a funcionários que são transferidos para uma nova localidade de trabalho diferente daquela originalmente estabelecida no contrato de trabalho. Essa transferência deve implicar mudança de residência.
Obrigação da empresa
De acordo com o artigo 470 da CLT, a empresa é obrigada a pagar a ajuda de custo quando transfere um funcionário para um local de trabalho diferente do estipulado no contrato, desde que isso envolva uma mudança de residência.
Verba indenizatória
A ajuda de custo é considerada uma verba indenizatória, não integrando o salário do funcionário. Isso significa que não há incidência de encargos trabalhistas e previdenciários sobre o valor pago a título de ajuda de custo.
Transferências temporárias
Em alguns casos, se a transferência for temporária e não implicar mudança de residência, a ajuda de custo pode não ser aplicável. Nessas situações, a empresa pode oferecer diárias de viagem para cobrir despesas de curto prazo.
Acordos específicos
As condições e valores da ajuda de custo podem variar conforme acordos coletivos de trabalho ou políticas internas da empresa, desde que respeitem o mínimo estabelecido pela legislação trabalhista.
Em resumo, esse benefício é um direito dos funcionários que são transferidos de forma permanente para uma nova localidade de trabalho, garantindo que eles não arquem com despesas adicionais significativas decorrentes dessa mudança.
Qual é a diferença entre ajuda de custo e reembolso de despesas?
A diferença entre ajuda de custo e reembolso de despesas reside principalmente na finalidade e forma de pagamento dessas duas modalidades de compensação financeira oferecidas pelas empresas aos seus funcionários. A seguir, vamos entender um pouco mais cada uma delas:
Enquanto a ajuda de custo é uma verba indenizatória concedida de forma antecipada para cobrir despesas específicas relacionadas a situações extraordinárias de trabalho, o reembolso de despesas é a restituição de valores gastos pelo funcionário no exercício de suas atividades profissionais, baseado em comprovantes específicos de gastos.
Desse modo, a principal finalidade da ajuda de custo é compensar despesas adicionais que o funcionário terá devido à transferência para uma nova localidade de trabalho. Isso pode incluir, por exemplo:
- Gastos com mudança;
- Acomodação temporária;
- Outras despesas iniciais decorrentes da realocação.
Por outro lado, o objetivo do reembolso é compensar o funcionário por despesas efetivamente realizadas durante a execução de suas tarefas, como:
- Viagens a trabalho;
- Alimentação;
- Transporte;
- Hospedagem;
- Compra de materiais necessários para o trabalho.
Outro ponto é que a ajuda de custo é geralmente paga em uma única parcela ou de forma antecipada, antes que as despesas sejam efetivamente realizadas pelo funcionário. Esse pagamento é feito com base em uma estimativa das despesas que serão incorridas.
No caso do reembolso, o funcionário primeiro realiza as despesas e depois solicita a restituição do valor gasto, apresentando os comprovantes (notas fiscais, recibos, etc.) à empresa. O pagamento é feito após a verificação e aprovação das despesas incorridas.
Ajuda de custo: qual é o papel do RH?
Crucial para garantir que esse benefício seja administrado de maneira justa, transparente e conforme a legislação vigente, a área de Recursos Humanos pode desempenhar várias funções no processo de gestão desse benefício:
1. Políticas e procedimentos
Em primeiro lugar, o RH pode ser responsável por definir as políticas e procedimentos relacionados à ajuda de custo, incluindo, por exemplo:
- Critérios de elegibilidade;
- Tipos de despesas cobertas;
- Valores a serem pagos e a forma de pagamento.
Além de criar e manter documentos que descrevam claramente as regras e procedimentos, garantindo que todos os funcionários compreendam os critérios e processos relacionados à ajuda de custo.
2. Pagamentos
Outra responsabilidade importante é avaliar as solicitações de ajuda de custo dos funcionários, verificando se atendem aos critérios estabelecidos pela empresa e pela legislação trabalhista. Nesse contexto, calcular os valores a serem pagos com base nas políticas definidas e processar os pagamentos de forma oportuna e correta, garantindo que os funcionários recebam a ajuda de custo antes de incorrerem nas despesas.
3. Conformidade legal
Além disso, é dever dos gestores de Recursos Humanos garantir que todas as práticas relacionadas à ajuda de custo estejam em conformidade com a legislação trabalhista vigente. Também é necessário manter registros detalhados de todos os pagamentos de ajuda de custo, incluindo justificativas e comprovantes, para auditorias e conformidade regulatória.
4. Suporte e comunicação
Esses gestores também podem fornecer informações sobre o processo de solicitação e recebimento de ajuda de custo, esclarecendo dúvidas para que eles o entendam. Também é possível realizar treinamentos para gestores e funcionários sobre as políticas de ajuda de custo e como proceder em caso de transferência ou deslocamento.
5. Monitoramento e avaliação
Monitorar a eficácia das políticas de ajuda de custo é importante para atender às necessidades da empresa e dos empregados. Além disso, é necessário atualizar essas políticas periodicamente para garantir que elas permaneçam relevantes e eficazes, ajustando-as conforme mudanças nas necessidades empresariais ou na legislação.
Qual é a importância da ajuda de custo?
De fato, a ajuda de custo é fundamental para assegurar que os colaboradores possam se adaptar rapidamente às mudanças necessárias no ambiente de trabalho. Além de não enfrentarem dificuldades financeiras.
Para as empresas, este benefício contribui significativamente para a satisfação e motivação dos funcionários, resultando em maior produtividade e retenção de talentos. Ao compreender a ajuda de custo, as organizações demonstram compromisso com o bem-estar de seus colaboradores, promovendo um ambiente de trabalho mais harmonioso e eficiente.
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