Conheça o que é comunicação interna, tipos e como realizar + 12 dicas de ferramentas

Contar com uma estratégia de comunicação interna é sinônimo de transmitir informações de forma clara e eficaz dentro de uma organização, mantendo o alinhamento dos colaboradores e promovendo uma cultura organizacional coesa. Além disso, ao entender como desenvolver uma comunicação voltada para o bem-estar dos colaboradores, podemos estabelecer um ambiente de trabalho que valoriza o cuidado com o indivíduo e impulsiona o sucesso coletivo. 

Neste artigo, vamos explorar o conceito de comunicação interna, sua importância, objetivos e diferentes tipos, além de dicas de ferramentas que podem potencializar a comunicação dentro de sua empresa. Confira a seguir!

Comunicação interna: o que é?

Comunicação interna é o fluxo de informações que mantém uma organização alinhada em direção aos seus objetivos. Além de transmitir políticas, procedimentos e metas, a comunicação interna também é responsável por cultivar uma cultura organizacional saudável. Através da comunicação interna, é possível promover, por exemplo:

• Valores;
• Benefícios;
• Engajamento dos colaboradores. 

Quando bem executada, ela fortalece o senso de pertencimento dos funcionários, aumenta a transparência dentro da empresa e impulsiona a colaboração e a inovação. Por outro lado, uma comunicação interna deficiente pode resultar em desinformação, conflitos, desmotivação e falta de alinhamento entre os membros da equipe.

Qual é a importância da comunicação interna?

Além de promover o alinhamento dos funcionários com os objetivos e valores da empresa, a comunicação interna contribui para o aumento da produtividade. Isso porque colaboradores bem informados sobre políticas, procedimentos e expectativas, realizam seu trabalho de forma mais eficiente. 

Esse fluxo de informações é essencial para transmitir valores, criando um ambiente onde os funcionários sintam-se acolhidos e motivados. Além disso, uma comunicação interna eficaz gera mais satisfação e retenção de talentos, visto que os colaboradores tornam-se mais conectados com a empresa e compreendem seu papel dentro dela. 

Quais são os objetivos da comunicação interna? 

Mais do que apenas transmitir informações, a comunicação interna é o elo que mantém os colaboradores alinhados com os objetivos e valores da empresa. Isto é, promove um ambiente de trabalho colaborativo, transparente e motivador. Para isso, é essencial entender os diversos objetivos que esse fluxo de informações busca alcançar. Confira os principais a seguir.

Alinhamento

Alinhamento é essencial para que todos os membros da equipe estejam na mesma página quanto aos objetivos organizacionais. Uma comunicação interna eficaz ajuda a transmitir de forma clara e consistente a missão, visão e valores da empresa, assegurando que cada indivíduo compreenda seu papel na realização desses objetivos.

Engajamento

Engajamento dos colaboradores é um indicador-chave da saúde organizacional. Ou seja, uma comunicação interna bem estruturada promove o envolvimento dos funcionários, incentivando a participação ativa em iniciativas, projetos e discussões relacionadas ao trabalho. Isso cria um ambiente onde os funcionários se sentem valorizados e motivados a contribuir com seu melhor esforço.

Transparência

Transparência é um fator essencial para construir e manter a confiança dentro da organização. Uma comunicação interna transparente garante que as informações relevantes sejam compartilhadas de forma aberta e acessível a todos os colaboradores, minimizando rumores e especulações prejudiciais ao ambiente de trabalho.

Coesão

Uma equipe coesa é mais eficaz na realização de tarefas e na resolução de problemas. Isto é, a comunicação interna ajuda a fortalecer os laços entre os membros da equipe, promovendo o compartilhamento de conhecimento, experiências e recursos. Além disso, ela facilita a colaboração entre diferentes departamentos e áreas da organização.

Cultura organizacional

Cultura organizacional define os valores, normas e comportamentos que guiam o funcionamento da empresa. Nesse sentido, a comunicação interna desempenha um papel importante na promoção e preservação dessa cultura, transmitindo os valores fundamentais da empresa e reforçando comportamentos desejados entre os colaboradores.

Gerenciamento de mudanças

Todas as organizações enfrentam períodos de mudança e transformação. Dessa forma, uma comunicação interna eficaz desempenha um papel fundamental no gerenciamento dessas mudanças, fornecendo informações claras sobre os motivos e impactos das mudanças, além de oferecer apoio aos colaboradores durante o processo de transição.

Reconhecimento

Reconhecer e valorizar o trabalho dos colaboradores é essencial para manter sua motivação e engajamento. A comunicação interna pode incluir práticas de reconhecimento, como elogios públicos, programas de premiação e feedback positivo, que demonstram apreço pelo esforço e contribuição dos funcionários.

Feedback

Feedback é uma ferramenta poderosa para o desenvolvimento individual e organizacional. Ou seja, uma comunicação interna eficaz estabelece canais abertos e transparentes para a troca de feedback entre os colaboradores e a liderança, promovendo a melhoria contínua, o aprendizado e o crescimento profissional dentro da organização.

Qual é a relação entre comunicação interna e endomarketing?

Embora tenham objetivos e abordagens diferentes, a comunicação interna e o endomarketing trabalham em conjunto para promover um ambiente positivo, motivador e alinhado com os objetivos da empresa. Isto é, enquanto a comunicação interna se concentra na troca de informações, ideias e valores dentro da organização, o endomarketing se concentra em aplicar técnicas de marketing direcionadas ao público interno da empresa. Observe:

• Comunicação interna: busca o alinhamento com a missão, visão e valores da empresa;
• Endomarketing: desperta o comprometimento, satisfação e orgulho dos colaboradores.

Assim, a comunicação interna e o endomarketing trabalham de mãos dadas para promover uma comunicação eficaz e construir um relacionamentos positivos. Se a comunicação interna fornece canais e conteúdos para transmitir informações relevantes, o endomarketing utiliza estratégias de marketing para criar experiências e promover o engajamento dos funcionários.

Quais são os tipos de comunicação interna?

Comunicação interna serve como um canal para ideias e valores entre os membros da equipe. No entanto, esse fluxo de informações não se limita a uma única forma ou método; pelo contrário, ela abrange uma variedade de tipos, cada um com suas características e finalidades específicas.

A seguir, vamos explorar diferentes tipos de comunicação interna, destacando suas características, finalidades e práticas para garantir que as informações sejam transmitidas de forma eficaz. Confira!

Comunicação descendente

Esse tipo de comunicação ocorre de cima para baixo na hierarquia organizacional, ou seja, é transmitida dos líderes e gestores para os colaboradores. Ela pode incluir comunicados sobre:

• Metas;
• Diretrizes;
• Políticas;
• Procedimentos.

Comunicação ascendente

Ao contrário da comunicação descendente, a comunicação ascendente flui dos colaboradores para os líderes e gestores. Isso inclui, por exemplo, feedback, sugestões, relatórios de progresso e preocupações.

Comunicação horizontal

Ocorre entre os membros de uma mesma equipe ou departamento, ou entre diferentes áreas da organização que estão no mesmo nível hierárquico. Isto é, a comunicação horizontal é essencial para promover colaboração e resolução de problemas.

Comunicação informal

Refere-se à troca de informações que ocorre de maneira não oficial, muitas vezes fora dos canais formais de comunicação da empresa. Isso inclui, por exemplo, conversas informais, bate-papos na cafeteria, troca de e-mails pessoais e uso de redes sociais internas.

Comunicação eletrônica

Com o avanço da tecnologia, a comunicação eletrônica tornou-se uma parte essencial da comunicação interna. Esse tipo de comunicação inclui, por exemplo:

• E-mails;
• Mensagens instantâneas;
• Intranets;
• Blogs internos;
• Fóruns de discussão. 

Comunicação formal

Comunicação formal é aquela que segue um conjunto de regras e procedimentos estabelecidos pela organização. Esse tipo de comunicação interna pode incluir, por exemplo, comunicados oficiais, memorandos, políticas escritas e relatórios formais.

Comunicação verbal

Esse tipo de comunicação envolve o uso da linguagem verbal, seja em reuniões presenciais, videoconferências, apresentações ou conversas telefônicas. A comunicação verbal é importante para esclarecer dúvidas, discutir ideias e tomar decisões em tempo real.

Comunicação não verbal

Além da linguagem verbal, a comunicação não verbal também desempenha um papel importante na comunicação interna. Isso inclui, por exemplo, gestos, expressões faciais, postura corporal e outras formas de comunicação que transmitem mensagens sem o uso de palavras.

12 dicas de ferramentas de comunicação interna

Escolher as ferramentas certas de comunicação interna é essencial para garantir o compartilhamento de informações e a coesão da equipe. Desde plataformas de mensagens instantâneas até ferramentas de vídeo e gestão de projetos, cada uma das nossas sugestões tem o potencial de melhorar a comunicação e aumentar a produtividade. A seguir, listamos algumas ferramentas para você utilizar na sua empresa.

Slack

Uma plataforma de mensagens instantâneas que permite a criação de canais para diferentes equipes, projetos e tópicos, facilitando a comunicação em tempo real.

Microsoft Teams

Oferece mensagens instantâneas, chamadas de vídeo, compartilhamento de arquivos e integração com outras ferramentas da Microsoft, tornando-o uma opção abrangente para comunicação interna.

Zoom

Ideal para reuniões virtuais e videoconferências, o Zoom permite que equipes se encontrem virtualmente para discussões, apresentações e colaboração em tempo real.

Google Meet

 Outra opção popular para videoconferências, o Google Meet oferece integração com o G Suite e permite reuniões online com até 250 participantes.

Microsoft Outlook

Além de e-mails, o Outlook oferece recursos como calendários compartilhados, agendamento de reuniões e gerenciamento de tarefas, facilitando a organização e comunicação dentro da equipe.

Trello

Uma ferramenta de gestão de projetos que permite criar quadros, listas e cartões para acompanhar o progresso das tarefas e colaborar com colegas de equipe.

Asana

Similar ao Trello, o Asana é uma plataforma de gestão de projetos que permite atribuir tarefas, definir prazos e acompanhar o progresso das atividades em equipe.

Discord

Embora seja conhecido principalmente como uma plataforma de comunicação para gamers, o Discord também pode ser usado para comunicação interna em empresas, oferecendo recursos de chat de voz e texto.

Yammer

Uma plataforma de rede social corporativa da Microsoft que permite aos colaboradores se conectarem, compartilharem ideias e colaborarem em projetos.

Zoho Cliq

Oferece mensagens instantâneas, chamadas de voz e vídeo, além de integração com outras ferramentas de produtividade da Zoho, como calendário e gerenciamento de tarefas.

Mattermost

Uma plataforma de mensagens de código aberto que pode ser auto-hospedada, oferecendo controle total sobre os dados e a segurança da comunicação interna da empresa.

Rocket.Chat

Outra alternativa de código aberto, o Rocket.Chat oferece mensagens instantâneas, videochamadas, compartilhamento de arquivos e integração com outras ferramentas, como Google Drive e GitHub.

Cada uma dessas ferramentas tem suas próprias vantagens e recursos únicos, então é importante escolher aquela que melhor atende às necessidades específicas da sua organização e da sua equipe.

Comunicação interna: quais são as responsabilidades do RH?

Além de serem responsáveis por criar um fluxo de informação eficaz, os gestores de Recursos Humanos devem trabalhar para conectar a comunicação interna e uma cultura organizacional saudável. Por isso, listamos as responsabilidades mais comuns entre os RHs em relação à comunicação interna:

Desenvolvimento de políticas de comunicação

Em primeiro lugar, o RH é responsável por desenvolver políticas de comunicação interna que estabeleçam diretrizes claras sobre o compartilhamento de informações. Isso inclui, por exemplo, a definição de canais de comunicação, procedimentos para lidar com informações confidenciais e diretrizes para garantir uma comunicação transparente e eficaz.

Implementação de ferramentas de comunicação

Essa área de atuação também lidera a implementação de ferramentas de comunicação interna, como plataformas de mensagens instantâneas, intranets, sistemas de gerenciamento de conteúdo e outras tecnologias que facilitam o compartilhamento de informações entre os colaboradores.

Treinamento e desenvolvimento

Além disso, esses gestores são responsáveis por promover o desenvolvimento para os colaboradores sobre as melhores práticas de comunicação interna. Isso pode incluir, por exemplo:

• Treinamento em habilidades de comunicação;
• Uso de ferramentas de comunicação;
• Conscientização sobre políticas e processos relacionados à comunicação interna.

Feedback e avaliação

Outro ponto importante é a coleta de feedbacks dos colaboradores sobre a eficácia da comunicação interna. Isto é, o RH utiliza essas informações para identificar áreas de melhoria e implementar mudanças necessárias. 

Gerenciamento de crises de comunicação

Em momentos de crise ou situações sensíveis, o RH desempenha um papel fundamental no gerenciamento da comunicação interna. Isso inclui a comunicação de informações relevantes aos colaboradores, a resposta a perguntas e preocupações e o fornecimento de suporte emocional quando necessário.

Como desenvolver uma comunicação interna voltada para o bem-estar?

Desenvolver uma comunicação interna voltada para o bem-estar dos colaboradores é essencial para contar com um ambiente de trabalho saudável e produtivo. Desse modo, listamos alguns pontos importantes para criar uma estratégia de comunicação interna com foco no bem-estar:

Ofereça benefícios de bem-estar

Desenvolva e promova programas e benefícios de bem-estar que atendam às necessidades e interesses dos colaboradores. Isso pode incluir acesso a serviços como, por exemplo:

• Acesso a telemedicina;
• Vale-alimentação e vale-refeição;
• Plano de saúde;
• Auxílio-academia.

Promover a abertura e a transparência

Estabeleça uma cultura organizacional onde a abertura e a transparência sejam valorizadas. Isto é, comunique de forma honesta e direta sobre questões relacionadas ao bem-estar dos colaboradores, por exemplo:

• Programas de saúde;
• Benefícios;
• Políticas de licença;
• Recursos disponíveis para apoiar o bem-estar físico e mental.

Fornecer informações e recursos

Disponibilize informações e soluções em saúde e bem-estar de forma acessível e fácil de entender. Entre os principais exemplos de iniciativas que englobam esse ponto, estão:

• Boletins informativos;
• Vídeos;
• Seminários on-line;
• Workshops;
• Materiais educativos – sobre exercício físico, gestão do estresse, nutrição e work-life balance.

Incentivar o diálogo aberto

Promova o diálogo aberto sobre saúde mental e emocional, reduzindo o estigma associado a questões como estresse, ansiedade e depressão. Incentive as lideranças e gestores a serem abertos sobre suas próprias experiências, apoiando os colaboradores que estão enfrentando desafios relacionados ao bem-estar.

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