Reunião one on one: o que é e como fazer?

Reuniões one on one são conversas individuais que vão além de simples encontros entre colegas de trabalho. Isto é, elas permitem um diálogo aberto e genuíno, onde cada colaborador se sente à vontade para expressar suas ideias e preocupações. Mas qual é o verdadeiro impacto dessas conversas?

Neste artigo, vamos explorar as reuniões one on one e entender seu potencial de desenvolvimento tanto para as organizações quanto para os colaboradores. Acompanhe! 

O que é one on one?

Reuniões one on one – ou 1:1 – são encontros individuais que podem ser realizados entre colegas de trabalho, como lideranças, gestores e funcionários. Essas conversas são caracterizadas por um tom mais aberto e natural, permitindo que o colaborador sinta-se à vontade para expressar diferentes opiniões. A partir de uma comunicação mais direta, as reuniões one on one podem ter diferentes objetivos, por exemplo:

• Desenvolver planos de carreira e habilidades;
• Alinhar a performance do colaborador;
• Promover uma comunicação mais aberta;
• Construir relacionamentos.

É recomendado que essas conversas aconteçam de maneira periódica e com planejamento antecipado a partir de uma seleção de perguntas. Isso porque ao optar por esses encontros, a organização torna mais prática a análise de feedbacks e problemas, além de reduzir os ruídos em sua comunicação.

Quais são os benefícios de uma one on one?

Reuniões one on one oferecem uma série de benefícios tanto para os gestores quanto para os membros da equipe. Desse modo, listamos alguns dos principais benefícios:

Comunicação mais eficaz

Ao fornecer um espaço dedicado para a comunicação, as reuniões one on one facilitam discussões abertas e honestas entre gestores e membros da equipe. Isso ajuda a evitar mal-entendidos e promove uma comunicação mais eficaz.

Fortalecimento de relacionamentos

Em segundo lugar, reuniões one-on-one permitem que os gestores construam relacionamentos mais fortes com seus funcionários. Isso pode aumentar a confiança, o engajamento e a satisfação no trabalho.

Feedback direto e oportuno

Essas reuniões oferecem uma oportunidade para fornecer feedbacks construtivos sobre o desempenho do funcionário. Isso permite que os funcionários entendam melhor suas áreas de força e as áreas que precisam de melhoria.

Desenvolvimento profissional

Reuniões one-on-one são momentos ideais para discutir o desenvolvimento profissional dos funcionários e criar planos para desenvolver habilidades relevantes. Isso demonstra aos funcionários que a organização se preocupa com o seu crescimento e desenvolvimento.

Resolução de problemas

Essas reuniões também podem ser usadas para discutir e resolver problemas ou desafios que os funcionários estejam enfrentando. Isso ajuda a evitar que os problemas se tornem mais graves e promovam um ambiente de trabalho mais produtivo.

Alinhamento de expectativas

As reuniões one-on-one ajudam a garantir que os funcionários entendam claramente suas responsabilidades, metas e prioridades. Isso ajuda a manter todos na mesma página e alinhados com os objetivos da organização.

Como fazer uma reunião one on one? 

Realizar uma reunião one on one eficaz envolve algumas etapas importantes para garantir que o tempo seja bem aproveitado e que os objetivos da reunião sejam alcançados. Dessa forma, listamos o passo a passo para preparar esse tipo de conversa.

1. Definir objetivos e selecionar perguntas para a conversa

Esta etapa é fundamental para estabelecer o propósito da reunião, por exemplo, criação de um Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) e alinhamento de performance do colaborador. Além disso, é uma etapa importante para garantir que a reunião seja produtiva e focada em tópicos relevantes. 

Ao definir objetivos claros, as lideranças podem conduzir a conversa de forma eficaz, abordando questões específicas que ajudam a direcionar o desenvolvimento e o crescimento profissional do colaborador. Selecionar perguntas relevantes também é essencial para estimular a reflexão e a discussão construtiva durante a reunião. Isto é, permitindo que tanto o líder quanto o colaborador explorem áreas-chave de interesse e oportunidades de melhoria.

2. Escolher um espaço seguro

Contar com um espaço seguro para a reunião é importante para fazer com que os colaboradores sintam-se à vontade para compartilhar ideias e feedbacks de forma honesta. Ao selecionar um ambiente adequado e privado, as lideranças podem criar um ambiente de confiança e confidencialidade, onde os colaboradores se sintam confortáveis para se expressar. Em outras palavras, isso ajuda a promover:

• Comunicação não violenta, aberta e transparente;
• Fortalecimento dos relacionamentos;
• Construção de uma cultura organizacional saudável e inclusiva.

3. Entender a prioridade das pautas

Limitar o tempo da reunião ajuda a manter o foco nas pautas mais importantes, além de evitar a sobrecarga de informações e manter a reunião produtiva. Ao entender a prioridade das pautas, os líderes podem direcionar a discussão para os tópicos mais críticos e urgentes.

Além disso, essa etapa ajuda a garantir que questões-chave sejam abordadas de forma eficaz dentro do tempo disponível. Isso também permite que os colaboradores se sintam valorizados, pois sabem que sua agenda é respeitada e que suas preocupações serão tratadas de maneira assertiva.

4. Compartilhar feedbacks

Compartilhar feedbacks de forma construtiva e individualizada ajuda a promover o desenvolvimento do colaborador, identificando pontos fortes a serem reconhecidos e áreas de melhoria a serem trabalhadas. Durante a reunião one on one, as lideranças têm a oportunidade de oferecer feedbacks personalizados, destacando, por exemplo:

• Realizações;
• Comportamentos positivos;
• Oportunidades de crescimento. 

Em outras palavras, essa iniciativa cria um ambiente de aprendizado contínuo e apoio mútuo, onde os colaboradores se sentem encorajados a buscar a excelência e a contribuir para o sucesso da equipe e da organização como um todo.

5. Organizar a frequência das reuniões

Definir uma frequência para essas reuniões é essencial para garantir uma comunicação regular e um acompanhamento consistente do progresso e das necessidades do colaborador. Além disso, os líderes podem manter-se atualizados sobre o desempenho, os objetivos e as preocupações dos colaboradores.

Ou seja, facilitando o alinhamento de expectativas e a identificação de oportunidades de desenvolvimento. Isso também ajuda a fortalecer o relacionamento entre gestores e colaboradores, promovendo um ambiente de trabalho colaborativo e orientado para resultados.

Qual é o papel das lideranças em relação às reuniões one on one?

Lideranças têm um papel fundamental no sucesso das reuniões one on one. Por isso, listamos algumas das responsabilidades e papéis que os líderes desempenham em relação a essas reuniões.

Agendar e definir objetivos

Em primeiro lugar, as lideranças são responsáveis por agendar regularmente as reuniões one on one. Além disso, são elas que  garantem que os objetivos estejam bem definidos, organizando as prioridades.

Estabelecer expectativas

Outro ponto importante é que as próprias lideranças devem comunicar aos membros da equipe o propósito e os objetivos das reuniões one on one, bem como o formato e a frequência esperados.

Criar um ambiente de confiança

Também é importante que os gestores criem um ambiente de confiança e abertura durante as reuniões one on one. Isso porque um espaço seguro torna os funcionários mais confortáveis em compartilhar suas preocupações, ideias e feedbacks.

Fornecer feedback construtivo

Além disso, as lideranças têm a responsabilidade de fornecer feedback construtivo e equilibrado durante as reuniões one-on-one, destacando tanto os pontos fortes quanto as áreas de melhoria dos funcionários.

Desenvolver planos de ação

Lideranças devem trabalhar com os membros da equipe para desenvolver planos de ação claros, além de alinhar as metas e iniciativas a serem tomadas.

Apoiar o desenvolvimento profissional

É papel dos líderes apoiar o desenvolvimento profissional de seus funcionários durante as reuniões one-on-one, identificando oportunidades de crescimento e fornecendo orientação e recursos necessários.

Promover o alinhamento

Gestores devem usar as reuniões one-on-one para garantir que os membros da equipe estejam alinhados com os objetivos e prioridades da organização e para resolver quaisquer mal-entendidos ou conflitos.

Acompanhar e prestar contas

Após as reuniões one-on-one, os líderes devem acompanhar o progresso dos funcionários em relação às metas estabelecidas e prestar contas pelas ações acordadas durante a reunião.

Ser um modelo a seguir

Por fim, os líderes devem servir como modelos exemplares durante as reuniões one-on-one, demonstrando comportamentos de liderança eficazes, como empatia, comunicação clara e habilidades de resolução de problemas.

Dicas para realizar um one on one produtivo

Reuniões one on one desempenham um papel crucial no ambiente de trabalho, oferecendo a oportunidade de criar um espaço seguro a partir da comunicação. A seguir, vamos explorar estratégias para multiplicar a produtividade durante as reuniões one on one.

Estabeleça uma agenda

Antes da reunião, defina uma agenda clara com os tópicos que deseja discutir. Em outras palavras, essa iniciativa ajuda a manter a reunião focada e a garantir que todos os pontos importantes sejam abordados.

Priorize os tópicos

Em seguida, organize os tópicos da agenda de acordo com sua importância e urgência. Comece com os assuntos mais críticos ou que exigem mais tempo e atenção.

Seja conciso

Ao discutir cada tópico, seja claro e conciso em sua comunicação. Evite divagações e mantenha-se no assunto para garantir que a reunião seja eficiente.

Escute ativamente

Pratique a escuta ativa durante a reunião, demonstrando interesse genuíno nas preocupações e perspectivas do outro participante. Isso não só promove uma comunicação mais eficaz, mas também ajuda a construir um relacionamento mais forte.

Fomente a participação

Encoraje o outro participante a contribuir ativamente para a discussão, fazendo perguntas abertas e dando espaço para que eles expressem suas opiniões e ideias.

Seja flexível

Esteja aberto a ajustar a agenda da reunião conforme necessário e a abordar novos tópicos que possam surgir durante a discussão. Flexibilidade é importante para lidar com questões imprevistas de forma eficaz.

Faça um resumo ao final

Ao encerrar a reunião, faça uma breve recapitulação dos principais pontos discutidos, decisões tomadas e próximas etapas a serem seguidas. Isso ajuda a garantir que todos estejam na mesma página e comprometidos com as ações acordadas.

Avalie regularmente

Após a reunião, avalie sua própria produtividade e eficácia na condução da reunião. Identifique áreas de melhoria e ajuste sua abordagem conforme necessário para futuras reuniões.

Como selecionar perguntas para one on one?

Apesar de seguir um padrão mais informal, é importante adotar um planejamento das reuniões one on one. Em outras palavras, fica mais fácil usar essa ferramenta para obter feedbacks, por exemplo.

Ou seja, seja gestor ou colaborador, é importante contar com uma lista com perguntas e direcioná-las de acordo com o objetivo. Desse modo, montamos uma lista de perguntas para 1:1 que vão fazer uma enorme diferença para que você possa conduzir a reunião de maneira eficiente. Confira a seguir!

Entregar feedbacks

1. O que eu poderia fazer para que você otimize melhor o seu trabalho?
2. Você acha que tem recebido feedbacks suficientes na empresa?
3. O que você gostaria de saber de verdade sobre mim?
4. Onde você acredita que eu deveria dar mais foco? Onde é que a minha atenção deveria estar direcionada?
5. Quantas horas trabalhando por dia você sente-se sendo produtivo de verdade? 

Melhorar a comunicação

1. Atualmente, qual a coisa mais importante para você neste momento que não conversamos ainda?
2. O que você acha que precisa mudar nas reuniões da nossa equipe?
3. Quais as suas maiores prioridades para esta semana?
4. O que podemos fazer para trazer melhorias na comunicação do time?
5. Eu estou sendo claro o suficiente a respeito da nossa direção? 

Desenvolvimento de carreira

1. Qual é a parte do seu trabalho na empresa que está mais alinhada aos seus objetivos de longo prazo?
2. O que posso fazer para ajudar você a progredir na sua carreira?
3. Quais os seus maiores sonhos a respeito da vida? Você tem conseguido progresso nesses sonhos?
4. Quais são os objetivos profissionais que você deseja alcançar nos próximos 12 meses? Por que você pretende alcançá-los?
5. Quais são as habilidades que você gostaria de desenvolver primeiro? Por que?

Lideranças

1. O que o seu líder poderia fazer para facilitar o seu trabalho?
2. Como ele pode auxiliar você a ter mais produtividade ao longo do dia?
3. Quais são os aspectos que você aprecia na sua liderança? E quais aspectos você não gosta?
4. Você prefere receber mais ou menos orientação durante a execução das atividades?
5. O que seu líder pode ajudar você a aproveitar ainda mais o seu trabalho?

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Como aplicar o DISC em uma one on one?

DISC é um modelo de avaliação de que tem como base quatro traços principais: 

• Dominância (D);
• Influência (I);
• Estabilidade (S)
• Conformidade (C). 

Aplicar essa avaliação em uma reunião one on one envolve usar as informações obtidas do perfil dos colaboradores para adaptar a comunicação, definir objetivos e estratégias, além de fornecer feedback e construir relacionamentos mais eficazes. Desse modo, montamos um passo a passo para aplicá-lo em uma reunião one on one.

1. Entenda o perfil DISC

Antes da reunião, revise o perfil DISC da pessoa para entender suas preferências de comportamento e comunicação. Identifique seus principais traços e considere como esses traços podem influenciar sua abordagem durante a reunião.

2. Adapte sua comunicação

Durante a reunião, adapte sua forma de comunicação com base no perfil DISC dos colaboradores. Por exemplo, se eles têm um perfil mais dominante, seja direto e objetivo em sua comunicação. Se eles têm uma pontuação mais alta em influência, dedique tempo para construir rapport e estabelecer uma conexão pessoal antes de entrar nos detalhes.

3. Defina objetivos alinhados

Ao definir os objetivos da reunião, leve em consideração as preferências e prioridades dos funcionários de acordo com seu perfil DISC. Por exemplo, se eles têm uma pontuação alta em estabilidade, podem valorizar objetivos que promovam a segurança e a estabilidade. Se têm uma pontuação alta em dominância, podem preferir metas desafiadoras e orientadas para resultados.

4. Forneça feedback personalizado

Durante a reunião, forneça feedback de forma que respeite as preferências de comunicação da pessoa de acordo com seu perfil DISC. Por exemplo, se eles têm uma pontuação alta em conformidade, podem preferir feedback detalhado e específico, enquanto alguém com uma pontuação alta em Influência pode responder melhor a um feedback mais encorajador e motivador.

5. Construa relacionamentos baseados no entendimento

Use seu conhecimento do perfil DISC da pessoa para construir um relacionamento mais forte e eficaz. Demonstre que você reconhece e valoriza suas preferências de comportamento e comunicação, o que pode ajudar a aumentar a confiança e a colaboração entre vocês.

One on one e performance dos colaboradores

Buscar estratégias para maximizar a performance dos colaboradores é essencial para o sucesso organizacional. Entre essas estratégias, as reuniões one on one podem funcionar como uma ferramenta poderosa para impulsionar o desempenho individual e coletivo. 

Estas reuniões oferecem um espaço importante na performance dos colaboradores. Ao compreender a importância das one on one e seu potencial para impulsionar o desempenho, as organizações podem cultivar uma cultura de crescimento e alta performance. A seguir, listamos alguns pontos que ilustram essa relação e seus impactos:

Feedback construtivo

Durante as reuniões one on one, as lideranças têm a oportunidade de fornecer feedback específico e construtivo sobre o desempenho dos colaboradores. Em outras palavras, essa iniciativa ajuda os colaboradores a entenderem suas áreas de força e as áreas que precisam de melhoria, permitindo-lhes ajustar seu trabalho para melhorar sua performance.

Desenvolvimento profissional

Reuniões one on one são um momento para discutir o desenvolvimento profissional dos colaboradores. Dessa forma, as lideranças podem identificar oportunidades de crescimento, fornecer orientação sobre como desenvolver novas habilidades e estabelecer metas para impulsionar o progresso na carreira dos colaboradores.

Alinhamento de expectativas

Durante essas reuniões, os líderes e os colaboradores podem alinhar suas expectativas em relação às responsabilidades do trabalho, metas e objetivos. Isso ajuda a garantir que todos estejam na mesma página e trabalhando em direção aos mesmos resultados, o que pode aumentar a eficácia e a performance geral da equipe.

Resolução de problemas

Reuniões one on one oferecem um espaço para discutir quaisquer desafios ou problemas que os colaboradores estejam enfrentando em seu trabalho. Isso permite que os líderes forneçam apoio e orientação para resolver esses problemas, o que pode melhorar a performance e o bem-estar dos colaboradores.

Engajamento e motivação

Investir em tempo e atenção individualizada durante as reuniões one-on-one demonstra aos colaboradores que a liderança se preocupa com seu desenvolvimento e sucesso. Isso pode aumentar o engajamento, a motivação e o comprometimento dos colaboradores com seu trabalho e com a organização como um todo.

Conclusão

Reuniões one on one são muito mais do que simples encontros entre líderes e colaboradores, ou seja, são verdadeiras oportunidades de crescimento e desenvolvimento. Ao proporcionar um espaço para diálogos abertos e genuínos, essas reuniões promovem uma comunicação mais eficaz, fortalecem relacionamentos e impulsionam a performance dos colaboradores.

Através de feedbacks e discussões sobre desenvolvimento profissional, as reuniões one on one se tornam um catalisador para o sucesso dentro das organizações. Quer conhecer outras soluções para multiplicar seus resultados? Preencha o formulário abaixo e saiba mais: