Procrastinação no trabalho: o que é e como combater?

Um artigo recente do jornal Psychological Science, constatou que a procrastinação está presente no gene das pessoas. Nesse sentido, o The New York Times revelou que, a cada cinco pessoas, uma é procrastinadora crônica.

Essas pesquisas demonstram o quanto a procrastinação é um comportamento bastante comum na nossa sociedade. 

Para muitas pessoas, a procrastinação no trabalho é uma força misteriosa que as impede de fazer tarefas mais importantes e cumprir obrigações dentro do prazo certo. 

De fato, a procrastinação tem muitas causas diferentes — e vamos tratar sobre os principais motivos no texto.

Mas o primeiro ponto a se analisar é a existência de níveis diversos de procrastinação: ela pode ser um comportamento esporádico de uma semana ruim ou se tornar realmente crônico e trazer impactos significativos na vida da pessoa.

De todo modo, não existem dúvidas de que a procrastinação é um dos principais vilões da produtividade e do alcance das metas do trabalho. 

Pensando nisso, o objetivo deste artigo é refletir sobre o que é e quais são as principais causas da procrastinação e, especialmente, apontar algumas dicas para ajudar a evitar ou reduzir a procrastinação no trabalho.

Procrastinação: o que é?

A procrastinação trata-se de um comportamento em que as pessoas adiem a realização de tarefas importantes e necessárias. 

Ou seja, são aqueles momentos em que as pessoas, de fato, adiam o cumprimento de alguma tarefa obrigatória. 

O psicólogo Timothy Pychyl, professor da Universidade de Carleton, define procrastinação da seguinte forma: “é quando você sabe o que deve fazer e não é capaz de fazer. É uma lacuna entre a inteção e a ação”. 

Em outras palavras, ao invés de fazer tarefas obrigatórias e importantes, a procrastinação te impulsiona a fazer tareas menos urgentes ou apenas fazer o que te dá prazer. 

Em geral, procrastinação é o antônimo de produtividade. Isto é, são palavras que se contrapõem. 

Então, por exemplo, ao invés de se dedicar ao trabalho, a pessoa pode passar horas procrastinando nas páginas de redes sociais. Essa é uma cena comum por aí?

Procrastinação no trabalho: o que é?

Sendo assim, como o próprio nome sugere, a procrastinação no trabalho se refere às situações de procrastinação que acontecem no trabalho.

Ou seja, são situações em que as pessoas adiam a realização de tarefas importantes e obrigatórias no trabalho. 

A matéria do The Washington Post traz uma perspectiva interessante sobre o conceito de procrastinação, como se fosse uma espécie de defesa psicológica que as pessoas criam para evitar sensações de ansiedade no ambiente de trabalho.

Quer aprender como identificar a procrastinação no trabalho? Assista ao vídeo abaixo:

Procrastinação: por que acontece?

O primeiro passo para evitar a procrastinação é entender porque ela acontece. E, na verdade, a procrastinação pode acontecer por vários motivos diferentes.

Um dos motivos mais comuns são as tarefas com prazos longos ou sem prazo para a conclusão. A reação mais natural, nesse caso, é prorrogá-la para fazer apenas perto do prazo final. Ou, então, colocar tarefas imediatas na frente em um ciclo infinito.

Outro motivo que faz com que as pessoas procrastinem são as tarefas de grande responsabilidade. Em geral, as pessoas tendem a ficar esperando uma ocasião ideal (que nunca chega, é bom dizer) para ter condições suficientes para começar a fazer a tarefa. 

Outros motivos frequentes são a preguiça e os estímulos externos, como as redes sociais. As pessoas acabam se distraindo e perdendo a noção do tempo que passou. 

Procrastinação no trabalho: quais são as causas?

A procrastinação no trabalho também tem muitas causas diferentes. De fato, muitos fatores da rotina das pessoas podem interferir na produtividade e na organização das tarefas que precisam ser feitas.

Em uma pesquisa da startup MindMiners e Fundação Estudar constatou-se que 52% das pessoas acreditam que o que mais impacta negativamente a produtividade é a procrastinação. 

A falta de planejamento para executar tarefas (51%) e as distrações (47%) aparecem como as principais causas para que as pessoas procrastinem no trabalho. 

No fim das contas, as causas podem ser tanto internas quanto externas às pessoas. Por isso, é fundamental entender a raiz do problema para resolver o que está realmente causando a procrastinação.

Entre os fatores internos mais comuns de procrastinação no trabalho estão:

• Problemas pessoais — como, por exemplo, problemas com a família, relacionamento e dinheiro;
• Falta de motivação e engajamento no trabalho;
• Medo do julgamento de colegas e lideranças; 
• Perfeccionismo;
• Fuga de situações desconfortáveis; 
• Traumas passados; 
• Desinteresse em razão de insatisfação;
• Baixa autoestima, autoconfiança e insegurança.

Por outro lado, os fatores externos mais comuns são:

• Problemas com colegas de trabalho;
• Tarefas muito complexas;
• Distrações com redes sociais e mensagens;
• Problemas no ambiente de trabalho, como desorganização ou muito barulho.
• Ambiente de trabalho tóxico;
• Falta de plano de carreira;
• Salários baixos; 
• Excesso de responsabilidade; 
• Falta de direcionamento no trabalho;
• Tempo inadequado para a resolução de tarefas;
• Falta de iluminação ou de circulação de ar;
• Cultura organizacional inexistente ou pouco transparente; 
• Falta de perspectiva de crescimento e desenvolvimento. 

Quais são os impactos da procrastinação?

Os impactos da procrastinação tendem a ser óbvios. Afinal de contas, existe um risco real de situações que podem acontecer com a falta de cumprimento dos prazos das tarefas.

Nesse caso, a situação mais perigosa é não conseguir terminá-la dentro do prazo.

No entanto, a procrastinação pode ser muito mais perigosa que isso. Inclusive, pode compreender consequências mais sutis. Como, por exemplo, influenciar a qualidade das tarefas que a pessoa fizer (dentro de um prazo mais curto do que deveria). 

E pode ter consequências mais profundas que, normalmente, se referem especificamente a como a pessoa se sente quando procrastina. 

Mesmo que a pessoa faça tarefas mais prazerosas enquanto procrastina, a sensação resultante da procrastinação não é boa. 

No fim das contas, as pessoas sentem culpa, preocupação, impotência e outros sentimentos que impedem de aproveitar o momento. 

Sendo assim, em resumo, os impactos da procrastinação no trabalho para a empresa são:

• Queda de produtividade;
• Aumento da taxa de turnover; 
• Aumento das taxas de absenteísmo e atrasos;
• Atraso ou perda do prazo das entregas das tarefas; 
• Dificuldade para bater metas.

Em relação aos possíveis quadros emocionais, os impactos da procrastinação podem ser:

• Frustração;
• Culpa;
• Sensação de incapacidade;
• Preocupação;
• Desmotivação;
• Autocondenação;
• Estresse;
• Ansiedade;
• Irritabilidade. 

Procrastinação: como identificar? 

Uma das situações mais difíceis para resolver esses impactos é identificar que, de fato, trata-se de um comportamento de procrastinação — e não outras diversas situações. 

E, apesar de ser complexo identificar, existem algumas características comuns às pessoas que procrastinam. As principais são:

• Uso constante do celular, mesmo fazendo outras tarefas; 
• Falta de foco e de priorização — a pessoa costuma fazer muitas tarefas ao mesmo tempo, sem conseguir terminá-las; 
• Muita idealização e pouca execução de tarefas;
• Adiamento constante de tarefas e tendência a deixá-las para última hora;
• Atraso na entrega de tarefas;
• Não cumprimento de metas. 

Procrastinação no trabalho: como evitar?

Identifique a raiz da procrastinação

A procrastinação acontece de formas diferentes para cada pessoa. É importante avaliar como ela acontece para você.

Verifique, por exemplo, em quais situações você tende a procrastinar? Por exemplo, a procrastinação acontece com mais frequência quando você está trabalhando em casa? Ou no escritório?

A procrastinação aparece no início das tarefas ou você tem mais dificuldade de concluir o que está fazendo? 

Além do mais, veja o que você faz enquanto está procrastinando: você vê vídeos aleatórios no YouTube ou perde tempo nas redes sociais? 

Se puder, também questione os motivos. Por exemplo:

• Por que você procrastina?
• Você está se sentindo sobrecarregada ou tem dificuldades de lidar com alguma responsabilidade?

Defina seus objetivos e metas de forma clara

Uma das causas de procrastinação é a falta de direcionamento. Ou seja, você não sabe para quê você está trabalhando, nem onde quer chegar. Isso pode causar desmotivação e, por consequência, procrastinação.

Então, faça um planejamento estratégico com suas metas e seus objetivos. Nesse ponto, é importante abranger o máximo de áreas da sua vida.

Além do mais, diversifique os prazos das metas: estabeleça objetivos de curto, médio e longo prazo. 

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Crie um ambiente de trabalho agradável e organizado

É possível que a sua avó já tenha te falado que a organização de fora reflete a de dentro. E isso é verdade.

Manter um ambiente de trabalho organizado e agradável auxilia a diminuir as distrações. Sem contar que um ambiente agradável ajuda a criar motivação e inspiração. 

Então, crie um espaço funcional, acolhedor, visualmente agradável e organizado. Isso vai te ajudar. 

Mantenha o planejamento e o cronograma em dia

Além do mais, mantenha seu planejamento e seu cronograma em dia. Liste todas as tarefas que você precisa fazer e, depois, organize-as por critérios de prioridade.

Tome cuidado para estabelecer prazos que sejam possíveis de cumprir. Provavelmente você só está se enganando.

Perceba que um prazo inexequível também é inútil, porque o cronograma não servirá para sua organização.

Identifique seus horários e ciclos de produtividade

As pessoas têm diferentes ciclos de produtividade. Por exemplo, enquanto algumas pessoas são mais produtivas de manhã, outras são muito mais ativas de madrugada.

Uma boa maneira de reduzir a procrastinação é identificar qual é o horário que você sente mais disposição para produzir. A partir disso, você pode organizar sua agenda.

Deixe as tarefas mais simples para os horários que você sente mais dispersão. Se você trabalha de casa, pode, por exemplo, deixar as obrigações domésticas — como lavar roupa, passar aspirador e lavar louça — nos momentos em que você não sente disposição para trabalhar.

Divida as tarefas maiores em pequenas tarefas

É importante que, ao estipular as tarefas necessárias, você especifique o máximo possível. É muito mais fácil executar muitas tarefas pequenas do que uma única grande tarefa.

Quando as tarefas são muito longas, é comum a sensação de querer abraçar todas as tarefas de uma vez e, no fim das contas, não conseguir terminar nada com qualidade ou dentro do prazo. 

Além do mais, porque quanto menos abrangente o cronograma ficar, mais realista ele ficará e, por consequência, mais fácil será de cumpri-lo com exatidão.

Desenvolva um sistema de recompensas

Você sabe como é gratificante marcar uma tarefa como concluída né? Essa é uma recompensa que você recebe depois de tanto trabalho.

Veja como é importante recompensar-se pelas tarefas. Essa é uma forma interessante de evitar a procrastinação, porque eleva o seu senso e vontade de realização.

Ao mesmo tempo, aumenta bastante a autoconfiança para enfrentar desafios futuros. Então desenvolva seu próprio sistema de recompensas.

Você pode, por exemplo, se comprometer a tomar um café na varanda depois de concluir certa tarefa. Ou então fazer uma pausa para assistir um episódio da sua série.

Enfim, as recompensas devem acontecer por comportamentos significativos – como concluir a tarefa -, devem ser significativas para permitir que você progrida e devem ser acessíveis para que você se motive a curto prazo.

Livre-se das distrações

Nesse ponto, você já vai saber quais são as suas maiores distrações, certo? Então, crie formas para evitá-las. Limite o uso do celular, tire as notificações de e-mails e de mensagens, mude de ambiente de trabalho.

Enfim, desenvolva uma disciplina para evitar as distrações.

## Use ferramentas de gestão e organização de tempo

Muitas vezes, a procrastinação está ligada ao excesso de informações e à desorganização de tempo. 

Nesse sentido, algumas ferramentas podem ajudar a estabelecer prioridades e não sobrecarregar a cabeça. As soluções de gestão de tempo mais comuns são:

• Asana;
• Trello;
• Evernote;
• Google Keep;
• Any.do;
• Monday.

Use a Matriz de Eisenhower

Não é novidade que fazer a gestão do tempo e da rotina das pessoas colaboradoras não é nada fácil. 

Inclusive, de acordo com a pesquisa da Development Academy, 82% das pessoas não possuem um sistema de gerenciamento de tempo. 

É provável que esse seja o motivo para índices tão altos de ansiedade e procrastinação no trabalho. 

É por isso que, mais que uma simples ferramenta para organizar as tarefas no dia a dia, a Matriz de Eisenhower é um método para organizar e criar assertividade para as rotinas. 

Como consequência, é uma forma de criar tranquilidade para as pessoas que estão envolvidas nessas tarefas. 

Conclusão

A procrastinação é um comportamento humano comum que afeta diversos aspectos da vida, incluindo o ambiente profissional.

Neste artigo, exploramos a natureza desse fenômeno, destacando suas causas e consequências tanto na vida pessoal como no trabalho.

Dessa forma, reconhecer esse padrão de comportamento é o primeiro passo para combatê-lo. Implementar estratégias como a quebra de tarefas em etapas menores, estabelecer metas claras e prazos realistas, assim como cultivar hábitos saudáveis de gestão do tempo, são abordagens eficazes para vencer a procrastinação.

No ambiente de trabalho, é essencial que os líderes e gestores promovam uma cultura de apoio e compreensão, incentivando a comunicação aberta sobre os desafios enfrentados pelos colaboradores.

Além disso, a busca por o equilíbrio pode ajudar a reduzir os níveis de estresse e ansiedade, contribuindo para uma maior produtividade e satisfação no trabalho.

E na sua empresa, como é feita a gestão de tempo? Como estão as rotinas das pessoas colaboradoras? Deixe a sua avaliação e siga a GoGood para saber mais!