Você sabia que a Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de gestão de tarefas que auxilia a distinguir as tarefas urgentes e as tarefas importantes?

Se você não sabe como agir quando pensa em tudo que precisa fazer, listar todas as tarefas é, de fato, o primeiro passo para não esquecer de nada. Nesse contexto, talvez surja uma dúvida comum: o que escolher fazer primeiro? E como distribuir o tempo entre as tarefas?

É aqui que surge a necessidade de criar uma ordem de priorização. Isto é, nem tudo é urgente e existe uma hierarquia de importância. Algumas tarefas podem ser deixadas de lado, outras podem ser delegadas para outra pessoa. 

A partir de uma ordem de prioridades eficiente, é possível otimizar as tarefas e aumentar a sua produtividade. É aí que entra a Matriz de Eisenhower — essencial para a gestão de tarefas. Assim, você pode criar uma fluxo de trabalho eficiente e objetivo!

Neste artigo, vamos explicar o que é, a importância e o passo a passo para configurar a Matriz de Eisenhower. Além de apresentar como essa ferramenta pode te ajudar na gestão de tarefas.

Matriz de Eisenhower: o que é?

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de gestão de tarefas. Em outras palavras, é um método para organizar e priorizar tarefas a partir de dois critérios: urgência e importância. 

Desse modo, a Matriz de Eisenhower é ideal para definir a ordem de prioridade das tarefas. 

Em resumo, ela define as ações em quatro categorias: quais deve ser feitas imediatamente, quais devem ser deixadas para depois, quais podem ser delegadas e quais podem ser descartadas. 

Por isso, ela também pode ser chamada de Matriz de Gestão de Tempo, Caixa de Eisenhower ou Matriz de Urgência e Importância.

Matriz de Eisenhower: por que foi desenvolvida?

A Matriz de Eisenhower foi criada a partir de uma frase do ex-presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, em um discurso de 1954: “tenho dois tipos de problemas, os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes e os importantes nunca são urgentes”. 

No entanto, não foi o ex-presidente que criou o método, mas o escritor norte-americano Stephen Covey, em seu livro “Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes”. 

Matriz de Eisenhower: como funciona?

A ideia geral da Matriz de Eisenhower é teoricamente simples: basta dividir as tarefas em quatro categorias diferentes, que devem ser organizadas de maneira visual. 

Para entender melhor, é fundamental compreender quais são as características de cada quadrante:

Quadrante 1: fazer — urgente e importante

O primeiro quadrante da Matriz de Eisenhower se refere às tarefas que são, ao mesmo tempo, urgentes e importantes. Ou seja, além de importantes, elas também são urgentes e podem afetar suas metas a longo prazo. 

Por esse motivo, são as tarefas que você deve fazer imediatamente. Não pode postergá-las, nem delegá-las para outra pessoa. A seguir, confira exemplos de tarefas urgentes e importantes:

• Concluir uma proposta de orçamento de um projeto;
• Responder e-mails com dúvida de clientes;
• Responder e-mails de fornecedores.  

Quadrante 2: agendar — importante, mas não urgente

No segundo quadrante da Matriz de Eisenhower devem ficar as tarefas que não são urgentes, mas são importantes. Essas tarefas afetam as metas a longo prazo, mas não precisam ser feitas imediatamente. Então, você não pode delegá-las, mas pode agendar para fazer mais tarde. 

No entanto, é importante ter em mente que você não pode procrastinar a realização dessa tarefa. 

Você deve resolvê-la assim que terminar as tarefas do primeiro quadrante. Caso contrário, ela pode parar no primeiro quadrante e se tornar urgente. Confira exemplos de tarefas importantes mas não urgentes:

• Se inscrever em um curso de desenvolvimento;
• Fazer planejamento mensal das tarefas.

Quadrante 3: delegar — urgente, mas não importante

No terceiro quadrante da Matriz de Eisenhower, você deve colocar as tarefas que são urgentes, mas não são importantes. Isto é, ações que devem ser concluídas de imediato, mas que não afetam as suas metas a longo prazo. 

Por não serem importantes, é provável que sejam tarefas que não exigem habilidades específicas. Por isso, você pode delegá-las para outro membro da sua equipe. 

Um exemplo desse tipo de tarefa são as atividades operacionais que você precisa fazer logo.

Na prática, é fundamental considerar a delegação de tarefas como uma forma eficiente de fazer a gestão da cara de trabalho, além de dar novas oportunidades para as pessoas da equipe de ampliarem suas habilidades. 

Exemplo de tarefa urgente, mas não importante:

• Transcrever atas de reuniões;
• Ler e responder e-mails de pessoas que não são clientes, nem fornecedores.

Quadrante 4: excluir — nem importante, nem urgente

Por fim, você deve colocar as tarefas que sobraram no último quadrante na Matriz de Eisenhower. Depois de você analisar a sua lista de tarefas e distribuí-las entre os três primeiros quadrantes, ainda restarão algumas.

Trata-se daquelas tarefas que não são urgentes, tampouco importantes. Por isso, podem ser deixadas de lado, já que não precisam ser feitas. 

Inclusive, a permanência dessas tarefas na sua lista de atribuições pode causar ainda mais confusão e, por consequência, pode atrapalhar seu caminho em direção a suas metas. 

Em geral, as tarefas que não são importantes, nem urgentes são apenas distrações. Como, por exemplo, checar e-mail ou redes sociais com frequência. 

Exemplo de tarefa nem importante, nem urgente:

• Participar de reunião de atualização de projetos; 
• Desenvolver detalhes de organização de trabalho. 

Quer aprender ainda mais? Assista ao vídeo abaixo:

Matriz de Eisenhower: como consultar?

Em resumo, quando for consultar a Matriz de Eisenhower, para criar a lista de priorização das tarefas, você deve considerar a seguinte classificação:

• Primeiro Quadrante: você deve fazer imediatamente — tarefas urgentes e importantes;
• Segundo Quadrante: você pode agendar para depois — tarefas importantes, mas não urgentes;
• Terceiro Quadrante: você precisa delegar para alguém — tarefas urgentes, mas não importantes;
• Quarto Quadrante: você pode deixar de lado — tarefas nem importante, nem urgentes. 

Como classificar tarefas urgentes x importantes?

A noção básica de classificar as tarefas em quatro quadrantes é relativamente simples. O complexo, no entanto, é classificar quais são as tarefas urgentes e quais são as tarefas importantes.

Muitas vezes, os termos “urgente” e “importante” são vistos como sinônimos. Mas, a partir da Matriz de Eisenhower, são conceitos diferentes. 

Inclusive, a distinção entre as duas características é crucial e determina a própria construção do método de gestão de tempo. Então, vamos lá!

O que é uma tarefa urgente?

As tarefas urgentes são aquelas que demandam sua atenção imediatamente. O termômetro para medir isso é: se não for feita agora, existe alguma consequência? 

Se tiver alguma consequência, significa que não é possível evitar essa tarefa e, portanto, são tarefas urgentes. A Matriz de Eisenhower ajuda você a visualizar, por exemplo, algumas tarefas urgentes:

• Terminar um projeto com prazo de última hora; 
• Consertar um cano furado de sua casa; 
• Consertar a internet de um cliente que não está funcionando. 

O que é uma tarefa importante?

As tarefas importantes, por sua vez, podem não exigir sua atenção imediata, mas são relevantes para alcançar as metas estratégicas do negócio. Ou seja, são atividades que têm relação direta com os objetivos e as metas.

Nesse sentido, a Matriz de Eisenhower é fundamental para entender essa distinção: tarefas importantes podem não ser urgentes. 

Então, normalmente, são tarefas que você precisa se planejar com cuidado. Especialmente para não desperdiçar recursos, nem tomar decisões precipitadas. 

Alguns exemplos de tarefas importantes são:

• Fazer planejamento estratégico da empresa;
• Fazer relatórios mensais de acompanhamento financeiro;
• Estabelecer contato com potenciais grandes clientes. 

Matriz de Eisenhower: passo a passo

Agora que você já sabe distinguir uma tarefa importante de uma tarefa urgente, vamos para a parte mais prática. Aqui está um passo a passo de como aplicar a Matriz de Eisenhower:

1. Faça uma lista com todas as tarefas que você precisa fazer
2. Em seguida, defina quais são as tarefas urgentes e importantes
3. Depois, defina as tarefas importantes e não urgentes
4. Agora é hora de definir as tarefas não importantes, mas que são urgentes
5. Por fim, defina as tarefas que não são importantes e nem urgentes (normalmente, são as tarefas que sobrarão depois das três primeiras classificações).

Na prática, a Matriz de Eisenhower pode ser facilmente incluída em uma jornada de trabalho de quatro etapas — que é aquela em que a pessoa colaboradora bate o ponto quatro vezes por dia.

Nessa perspectiva, é possível dividir as tarefas entre essas etapas. As demandas do quadrante 1, por exemplo, devem ser concluídas entre o primeiro e o segundo ponto. As demais tarefas, devem ser concluídas entre o terceiro e o quarto ponto.

Matriz de Eisenhower: quais são os benefícios?

Nesse contexto, a Matriz de Eisenhower tem diversos benefícios, tais como:

• É muito simples de aplicar e não compromete o tempo que você precisa para executar as tarefas; 
• Não precisa necessariamente de nenhuma ferramenta. Basta papel e caneta; 
• Permite que diversas pessoas de diferentes níveis melhorem a gestão de tempo; 
• Auxilia na redução de ansiedade no trabalho; 
• Define as prioridades de forma clara e objetiva; 
• Otimiza o tempo das pessoas colaboradoras;
• Aumenta a produtividade no trabalho; 
• Auxilia a desenvolver critérios importantes para os processos da empresa.

Matriz de Eisenhower: qual é a importância para as empresas?

Para as empresas, a importância da Matriz de Eisenhower compreende, de forma geral, todos os benefícios de melhorar a gestão do tempo de todas as pessoas colaboradoras. 

Sendo assim, os principais benefícios da Matriz de Eisenhower para as empresas são:

• Aumento da produtividade;
• Melhoria do clima organizacional; 
• Aumento do engajamento das pessoas colaboradoras;
• Maior organização de todos;
• Clareza de atividades;
• Maior agilidade;
• Maior assertividade na tomada de decisões;
• Priorização das tarefas mais importantes e urgentes para as empresas. 

Matriz de Eisenhower: conheça ferramentas para montar a sua

Como você já sabe, para montar a Matriz de Eisenhower você não precisa de nenhuma ferramenta específica. Basta um papel e uma caneta.

No entanto, já existem algumas soluções tecnológicas que podem facilitar a construção da sua Matriz. As principais ferramentas são:

• Trello;
• Asana;
• Excel;
• Google Sheets;
• Kanban. 

Conclusão

Não é novidade que fazer a gestão do tempo e da rotina das pessoas colaboradoras não é nada fácil. Inclusive, de acordo com a Development Academy, cerca de 82% das pessoas não possuem um sistema de gerenciamento de tempo. 

É provável que esse seja o motivo para índices tão altos de ansiedade e procrastinação no trabalho. 

Dessa forma, a Matriz de Eisenhower se apresenta como um método para organizar e levar assertividade para as rotinas. Ou seja, é um forma de criar tranquilidade para as pessoas que estão envolvidas nessas tarefas. 

E na sua empresa: como é feita a gestão de tempo? Como estão as rotinas das pessoas colaboradoras? 

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